Hoe kan ik in control zijn van mijn organisatie?
Goed verlopende bedrijfsprocessen in alle lagen van de organisatie zijn belangrijk voor een gezonde bedrijfsvoering. Hoe groter en gevarieerder een organisatie is, hoe meer bedrijfsprocessen er zijn, met elk hun individuele doelen en belanghebbenden. Dit geheel in goede banen leiden kan een uitdaging zijn voor het management van de organisatie. Temeer als je ervan uit wilt of moet gaan dat je als organisatie transparant met je processen omgaat, compliant bent en daarover verantwoording wilt afleggen aan de belangrijkste stakeholders, namelijk je klanten en je eigenaren.
Wat is in control zijn eigenlijk en hoe kan ik het toepassen? Hoe ben ik eigenlijk in control? Hoe complexer de bedrijfsvoering is, hoe meer risico’s er ontstaan. In control zijn betekent niets meer en niets minder dan dat je als organisatie in staat bent om je primaire bedrijfsprocessen beheerst te laten verlopen. Beheerst betekent in dit verband dat er kaders of normen zijn waarbinnen de uitkomsten van processen horen te vallen en dat tevens actief wordt vastgesteld dat dit in de praktijk ook feitelijk gebeurt.
“Je bent pas in control als je zelf kunt vaststellen dat je in control bent”
Om vast te stellen dat je daadwerkelijk in control van je organisatie bent, kijk je naar de 3 belangrijke doelstellingen voor Interne beheersing.
- Business Assurance: ten eerste wil je zeker weten dat de activiteiten die je voor je klanten uitvoert goed worden gedaan. Het gaat hier om kwaliteitsnormen ten aanzien van specificaties, maar ook om zaken als juistheid, tijdigheid en volledigheid van verwerkte gegevens.
- Risico Management: daarnaast wil je een goed beeld hebben van mogelijke gebeurtenissen waarvan je niet wilt dat deze feitelijk plaatsvinden of waarvan je, als ze plaatsvinden, de impact wilt beperken.
- Compliance: tot slot wil je er zeker van zijn dat je activiteiten, producten en afspraken passen binnen de geldende wet- en regelgeving en dat het gedrag van werknemers en representanten van de organisatie integer is en in lijn met de bedrijfsdoelstellingen.
Om er voor te zorgen dat deze doelstellingen worden behaald, zijn beheersingsmaatregelen nodig. Deze zijn er in tal van verschillende vormen. Belangrijke aspecten hiervan zijn dat:
- Ze voldoende dekking bieden, dus alle relevante performance indicatoren, risico’s en compliance elementen raken;
- Ze voldoende beheersing bieden, dus dat de performance- en compliance eisen worden gehaald en dat de risico’s ten minste in lijn worden gebracht met de risico-acceptatie van de organisatie (de zg. “Risk Appetite”).
- Ze begrepen worden door de business, dus dat de mensen die de maatregelen uit moeten voeren ook begrijpen wat er moet gebeuren en waarom.
- Ze goed uitvoerbaar zijn. Hoe beter maatregelen passen bij de dagelijkse werkzaamheden, of hoe beter ze hiermee kunnen worden geïntegreerd, hoe groter de kans is dat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Betekent dit alles dan dat je als organisatie hiermee volledig in control bent en alle risico’s automatisch hebt uitgesloten? Nee, helaas niet.
Zekerheid dat de gewenste resultaten worden bereikt is alleen te verkrijgen door ook daadwerkelijk te controleren dat de maatregelen worden uitgevoerd. Hiervoor kan een efficiënt monitoringsprogramma worden opgezet, waarbinnen control testing wordt uitgevoerd en er wordt gerapporteerd over de effectieve uitvoering van de beheersingsmaatregelen. Het feit dat je op basis van een dergelijke rapportage kunt vaststellen dat alles volgens plan wordt uitgevoerd, maakt dat je ‘In Control’ bent.
Dienstverlening van Into Control
Into Control is partner van vele bedrijven op het gebied van interne beheersing.
Zowel om interne beheersing in te richten als om het te onderhouden. Wij helpen om In Control te komen, maar ook om In Control te blijven en de voordelen ervan voor uw onderneming te benutten.
Het realiseren van transparantie met betrekking tot de bedrijfsvoering en het verlenen van zekerheid voor klanten is vaak een belangrijk onderdeel van onze projecten. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een zogenaamde ISAE3402 verklaring. Dit wordt ook wel een Service Organisation Control Report (SOC rapport) genoemd. Een ISAE3402 verklaring geeft bijvoorbeeld ‘Assurance’ over juistheid, tijdigheid en volledigheid van uitgevoerde werkzaamheden, verwerkte informatie en verstrekte rapportages, waarbij een SOC2 verklaring Assurance verschaft over het bewaren en bewerken van data.
Download onze ISAE3402 whitepaper
Zekerheid verschaffen aan klanten is in de huidige markt een belangrijk element van dienstverlening en in geval van uitbesteding van werkzaamheden vaak een vereiste.
Into Control werkt volgens een vast stramien dat al in tal van organisaties succesvol is toegepast. Zo wordt bekeken waar risico’s liggen, waar processen beter kunnen en er worden oplossingen geïmplementeerd. Hierdoor ontstaat er transparantie en zekerheid volgens de eisen van een ISAE3402 verklaring. Zodat externe partijen aan de hand van de SOC rapportage precies kunnen nagaan welke maatregelen en garanties zijn geïntegreerd in de bedrijfsvoering.
Binnen onze werkwijze en mede aan de hand van de vastgestelde eisen vanuit ISAE3402 of bijvoorbeeld SOC2, worden processen individueel behandeld vanuit verschillende invalshoeken. Wat is belangrijk voor de onderneming? Wat is belangrijk voor de klant? Hoe kan een proces geoptimaliseerd worden en hoe zal dit in de praktijk werken? Hoe kunnen we rekening houden met de toegenomen wet- en regelgeving en hoe kunnen we inspelen op de regelgeving die nog gaat komen in de toekomst? In control zijn kan hierdoor onbedoeld ingewikkeld en uitdagend worden.
Into Control biedt hier hulp op basis van bewezen methoden, frameworks en technieken en eventueel middels het inzetten van efficiënte software oplossingen. In control zijn van uw onderneming is het belangrijkste doel en wij gaan graag voor u aan de slag! Om meer te weten te komen over onze dienstverlening en mogelijkheden, komen wij deze graag persoonlijk toelichten in een geheel vrijblijvend gesprek. Neem gerust contact met onze experts op om een afspraak te maken. Samen met u werken wij graag aan een optimale beheersing van uw onderneming.